Les défis informationnels dans les PME du Québec

Les défis informationnels dans les PME du Québec

*Extrait de l’article de Julie Rodrigue, « Les défis informationnels dans les PME du Québec », Argus, Vol. 43, no 2, Hiver 2015, p.39.

Au Québec, 99.8 % des entreprises sont des PME et de ce nombre 72 % ont moins de 10 employés (Vallée, Pierre. «  Dans PME, le P est beaucoup plus grand que le M! La FCEI prône toujours la nécessité d’un autre cadre législatif québécois », Le Devoir, 26 octobre ). Pour la grande majorité des entrepreneurs, la gestion de l’information et surtout sa surabondance, sont trop souvent négligées, soit par manque de ressources ou tout simplement parce qu’ils croient être en contrôle de celles-ci.

Les défis informationnels des entrepreneurs

Par la réalisation de nombreux mandats en gestion d’information dans des PME, et à travers des discussions lors de différentes activités de réseautage dans le milieu des affaires, j’ai été amenée à côtoyer plusieurs entrepreneurs, propriétaires de PME, et à discuter avec eux des défis et enjeux auxquels ils font face en matière d’organisation et de gestion du contenu de leur entreprise. Le premier constat qui s’impose, est que peu importe la taille des entreprises grandes ou petites, les défis liés à l’information sont les mêmes, par exemple:

  • L’augmentation phénoménale de l’information
  • L’accessibilité à l’information
  • La perte de temps pour trouver l’information
  • La nécessité de faire le lien entre les besoins de l’entreprise et l’information disponible
  • L’obligation de connaitre les concurrents et leurs produits pour demeurer compétitif
  • L’importance de concevoir une architecture efficace pour un site web
  • Les difficultés à suivre l’évolution constante des technologies de l’information et des communications.

L’échelle n’est pas nécessairement la même pour les PME, mais les réalités oui.

Parmi les enjeux les plus souvent énoncés par les propriétaires de PME, on retrouve:

De nombreux entrepreneurs, en période de croissance, réalisent qu’ils ne sont pas en mesure de déléguer. Cela peut être dû au fait qu’ils possèdent la connaissance mais ne l’ont pas documentée, ou encore qu’ils savent comment trouver l’information qu’ils ont créée, mais que l’organisation en est tellement déficiente qu’ils sont les seuls à pouvoir la repérer. Afin de pallier cette situation, les employés créent leur propre structure d’organisation d’information qu’ils sont seuls à comprendre, ce qui ne fait qu’exacerber le problème initial. Ainsi, nous avons rencontré de nombreux exemples d’entreprises où pour 15 employés, il y a 16 façons d’organiser l’information… Bref, un temps fou est perdu à trouver l’information à l’interne, ou encore à recréer celle-ci parce qu’on ne la retrouve pas. Lorsque l’information externe est existante dans leurs dossiers, il est même plus simple pour certaines organisations de faire une recherche pour la retrouver sur le web que d’essayer de la retrouver dans leurs dossiers où la structure est inexistante… Les pertes de temps sont bien réelles et bien senties dans les entreprises.

On remarque également une certaine inquiétude face à tout ce qui touche le web. C’est-à-dire que du côté de leur présence numérique, les entrepreneurs reconnaissent facilement le défi qu’est l’architecture web pour répondre aux besoins de leurs clients afin de leur rendre l’information accessible. Tout en souhaitant que leur site soit trouvé facilement lors d’une recherche, il souhaite que le client qui arrive sur celui-ci puisse y trouver ce qu’il cherche rapidement. Sans avoir en tête les mots « optimisation » et « taxonomie », c’est un besoin qu’ils expriment spontanément dans leur langage.

Je suis de plus en plus témoin d’une prise de conscience de la part des propriétaires et gestionnaires d’entreprises quant au fait que le roulement de personnel amène une perte des connaissances que l’organisation doit constamment recréer. Dans un contexte où les entrepreneurs réalisent que leur environnement d’affaires évolue plus vite que jamais, que leurs compétiteurs innovent et qu’ils se doivent d’être proactifs pour demeurer compétitifs, l’organisation et la gestion de l’information deviennent plus que nécessaires.

C’est sans surprise que je constate sur une base régulière que les PME sont dépassées par l’abondance d’information. Le Québec avec ses 250 000 PME représente un terrain fertile pour les professionnels de l’information. Ayant assimilé le concept de ressource informationnelle, c’est sans aucune difficulté que les entrepreneurs admettent que les statistiques sont certainement réalistes quant au fait que leurs employés perdent en moyenne 30 minutes par jour (16 jours par année) à la recherche de documents. Ils font le calcul et se rendent rapidement compte que cela représente 3 900$ par employé / an en perte de productivité (sur la base de 30$/h) (Harmon.ie, 2011).

Les opportunités à saisir sont nombreuses. Il faut démystifier la gestion d’information et en faire un outil flexible pour les entrepreneurs. Il est important de bien comprendre leurs besoins pour être en mesure de mettre en place des solutions performantes basées sur des outils de plus en plus accessibles.